How to send an e-mail so efficiently

많은 사람들이 업무 중에 매일 수십 개의 이메일을 받게 된다.
이메일이 회사 내의 중요한 커뮤니케이션 기본수단이 됐기 때문이다.
따라서 논지를 효과적으로 전달할 수 있는 메시지의 작성이 매우 중요하다.
그렇다면 이제 이메일을 작성하는 10가지 유용한 팁을 알아보도록 하자.

01 경제적으로 써라 Type economically
비즈니스 관련 메일인데도 내용이 장황한 경우가 많다. 다른 모든 것처럼 메일도 심플한 것이 좋다.
경제적으로 써라.
용건만 간단명료하게 쓰는 버릇을 들여라.
사적인 내용이나 감정을 길게 늘여 쓰지 마라.
많이 쓴다고 다 읽는 게 아님을 기억하고, 당신이 목적한 바를 짧고 강렬하게 써라.
특히 한 줄의 길이 양을 조절하라. 가로로 너무 길게 이러지는 것은 좋지 않다.

02 메일 작성의 목적을 파악하라 Grasp the purpos
메일을 쓰기 전에 도대체 왜 쓰는가, 메일을 통해 당신이 기대하는 것이 무엇인지를 확인하고 써라.
누가 읽는 가, 내용의 핵심이 무엇인가 그래서 읽는 이는 어떻게 해야 하는 지를 결정한 다음 써라.
상대에게 무엇을 원하는 가 그 목적을 잊지 말자.

03 제목으로 승부하라 set the title to make an receiver's attention
제목을 신문의 헤드라인처럼 다룬다.
이메일 제목은 읽는 사람의 관심을 끌수 있게 만드는 곳이다.
따라서 간결하면서도 자세한 정보를 제시하라.
나쁜 예, "매출보고서" 좋은 예,"3분기 매출 7% 증가"
이메일에 회신할 때, 회신하고자 하는 내용의 알맹이를 제목에 제시한다.

04 1:1 메시지를 고수하라 Be brief
제법 분량이 되는 메시지라면 있는 그래도 늘여 쓰지 말고 읽기 쉽게 요약해 써라.
부호를 붙이거나 번호를 붙여 목록을 정리하고 문장과 문단은 가능한 짧게 써라.
또한 뉴스처럼 핵심이 도는 내용을 첫문단에 넣고, 아무리 길어도 화면에 보일 만큼만 써라.
(스크롤은 가급적 피해라)
원본메일을 그대로 쓰지 말고 회신메일임을 밝혀라. 특히 전달시 아무 내용없는 토스는 절대 금물이다.

05 화가 났을 때 메일을 쓰지 말라 Do not be emotional
얼굴로 마주하고 할 수 없는 말은 메일로 쓰지 말라는 얘기가 있다.
화가 났을 때 쓰는 메일은 독하기가 극에 달한다.
또 내가 하고 싶은 얘기를 메일로 쓴 ㄴ것이 가장 나은가를 한 번 더 점검하라.
전화로 하거나 직접 가서 이야기하고 오는 게 더 낫다.

06 패배적인 말이나 부적정인 말은 쓰지 말라 Do not use pessimistic words
메일을 읽고 나서 가장 맥 빠지는 것이 "제가 잘 모르니 안 될 수도 있습니다."
"읽어 주시기만 하세요", "글을 잘 못써서 죄송합니다" 하는 자기고백이다.
메일은 메시지를 그대로 전하는 그만이다.
문학 작품을 쓰듯 잘 쓸 필요가 없다. 당당하게 말하고 정확하게 요구하라.

07 친근감을 표현하라 Be friendly
간단하게 안부를 묻고 개인적인 관심이나 과도하지 않은 유머도 살짝 포함시켜라.
이것이야 말로 디지털 시대에 각광 받는 아날로그적 심성이다.

08 예의 바르고 친철해라 Be kindly
육성과는 달리 이메일에는 표정이나 몸짓, 공동의 환경이 없으므로 어휘선택에 신중하고
상대방을 배려하는 마음을 담아야 한다.
일방적인 느낌을 주는 말은 없는 지 확인하라.
말 보다 더 큰 오해를 낳을 수도 있다.
출력했을 때 읽어보고 부끄러워할 내용은 보내지 말라.

09 보내기 전에 교정교열을 해라 Revise before send
이메일이나 메신저 등 사이버 공간의 주고받는 글에서 철자를 소훌할 경우가 많다.
공식적인 문서를 보낼 때에는 더더욱 확인을 해야 한다.
틀린 철자가 자주 눈에 띄면 신뢰감이 떨어진다.
문서나 이메일을 누군가가 보내기 전에 교정과 철자 확인의 습관을 가져라.

10 기타 주의사항 and others
공식적인 메일에서 호칭과 구어체를 조심해라.
이메일은 가능한 통신방법 중에 하나일 뿐 업무를 효과적으로 하기위해
직접 만나거나 전화하는 방법 등도 고려해라.
너무 메일에만 의존하지 말라.
중요한 이메일일 경우 보낸 뒤 전화 또는 문자 메시지 등 메일을 확인할 수 있도록 2차 연락을 취해야 한다.

<Harvard Business Review 4월호 내용 정리>